Moeilijke overheidsbrieven moeten duidelijker: snap jij dit?

Testje: Naar aanleiding van nog altijd veelvuldig gemaakte fouten in officiële uitingen van Nederlandse overheden, stelt het ministerie van Binnenlandse Zaken dit jaar een budget beschikbaar voor het onder handen nemen van formele formuleringen van overheidsdienaren.

Snap je het nog? Even in gewonemensentaal: het komt erop neer dat de overheid gaat proberen om brieven van overheden makkelijker te maken, zodat die voor de lezer thuis beter te begrijpen zijn. Het gebeurt nu namelijk nog te vaak dat mensen na het lezen van post denken: wat stond hier nou eigenlijk?

Ambtenarentaal, zoals Raymond Knops het noemt, leidt nu te vaak tot problemen. Knops is staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en gaf vandaag het startsein voor de Direct Duidelijk Brigrade: een groep taalcoaches die het land in trekt om ambtenaren te trainen en te helpen met het schrijven van duidelijke teksten.

"Duidelijke taal is dat als je iets opschrijft, de lezer onmiddellijk begrijpt waar het over gaat", zegt Knops.

We gingen de straat op met een zin uit een overheidsbrief en vroegen voorbijgangers of ze 'm begrijpen:

Weinig begrip op straat dus, voor die overheidsteksten. En dat is heel herkenbaar, zegt Eric van Oosterhout in Nieuws en Co op NPO Radio 1. Hij is burgemeester van Emmen en lid van de Stuurgroep Netwerk Begrijpelijke Overheid. "Blijkbaar is het lastig voor ambtenaren om zich te verplaatsen in de inwoners. Iets waar ze dagelijks mee bezig zijn zetten ze in hun ogen begrijpelijk op papier, maar voor de mensen thuis is het niet dagelijkse kost. Die begrijpen de tekst dan niet."

Op de website directduidelijk.nl staan tips en voorbeelden die gemeenten en andere overheden moeten helpen bij het versimpelen van hun teksten. Swipe opzij voor een verbeterde versie van een brief over de aanvraag van een vuilnisbak:

Ingewikkelde brieven makkelijker maken is hard nodig, vindt ook Emmely Samson. Ze is een van de taalexperts van de Direct Duidelijk Brigade die ambtenaren gaan helpen. "We zien dat mensen de brieven naast zich neerleggen als ze de teksten niet begrijpen. Soms zitten daar betaalverzoeken bij. En dan komt de schuldenproblematiek in beeld." Het leidt in sommige gevallen zelfs tot psychische klachten, zegt ze.

Samson geeft als voorbeeld het woord implementeren. "Dat staat heel vaak in teksten, maar dat woord gebruiken we toch ook niet op straat? Meestal zeggen mensen gewoon uitvoeren of invoeren." En wat dacht je van: 'U kunt in beroep gaan en bezwaar maken tegen...', in plaats van: 'laat het weten als u het er niet mee eens bent'.

Met dit soort kleine aanpassingen hoopt ze dat de komende tijd honderden overheidsbrieven begrijpelijker worden. Met het budget van 3 miljoen euro kunnen gemeenten hun medewerkers workshops geven, maar ook externe redacteuren inhuren om hun brieven te laten herschrijven.

Op directduidelijk.nl staat nog een voorbeeld. Deze brief is gestuurd naar een vrouw die een vergoeding wil voor de schade die ze aan haar auto had nadat ze tegen een putdeksel aanreed. Swipe opzij voor een duidelijkere versie van de brief:

Volgens Oosterhout is 80 procent van de brieven van gemeenten een standaardbrief. "Waarom maken we voor die brieven niet één makkelijke tekst, die elke gemeente kan gebruiken?", vraagt hij zich af.

Bij het opstellen daarvan is het goed om iemand in gedachten te nemen die belang heeft bij begrijpelijke taal, zegt hij. "Ik denk altijd aan mijn moeder", voegt hij eraan toe. "Als ik iets schrijf denk ik: zou zij het snappen?"

Een veelgehoorde opmerking komt van juristen, die zeggen dat bepaalde wet- en regelgeving nou eenmaal vermeld moet worden in de brief. "Dat begrijpen we", zegt Samson. "Maar haal dat los van de lopende tekst en zet dat onderaan."

Dat hoger opgeleiden het niet fijn vinden om begrijpelijke taal te lezen omdat ze zich daardoor misschien niet serieus genomen voelen, is volgens Samson onzin. "We hoeven niet terug te vallen op Jip-en-Janneke-taal, maar we kunnen wel veelvoorkomende woorden gebruiken. Dus geen vakjargon, niet veel lijdende vormen en geen lange tussenzinnen, dat helpt al een hoop."

Volgens Oosterhout geef je met een heel formele brief snel een verkeerd signaal af en kan het overkomen alsof je opschept over de moeilijke woorden die je allemaal kent. "Begrijpelijk communiceren is net zoiets als elkaar netjes een hand geven en mensen groeten. Een onderdeel van onze omgangsnormen."

Eh, de manier waarop we met elkaar om zouden moeten gaan dus.