Je identificeren bij een aanmeldzuil met je paspoort, alsof je op Schiphol bent. Het is een van de nieuwe routines in het nieuwe Erasmus Medisch Centrum in Rotterdam, dat deze week naar een nieuw pand verhuist. Niet alleen het complex is nieuw, ook de systemen en aanmeldprocedures zijn veranderd.
En ondertussen draait het medische bedrijf gewoon door. Ernst Kuipers, bestuursvoorzitter van het Rotterdamse ziekenhuis, spreekt van een "ongelooflijk complexe situatie". "Wij verhuizen een heel ziekenhuis, terwijl alles gewoon doorgaat. We zijn niet een paar weken stil gaan liggen."
Deze week gingen de nieuwe poliklinieken van het ziekenhuis open. Op de eerste dag spreekt Kuipers het team bemoedigend toe. Hij waarschuwt alvast dat niet alles volgens plan zal verlopen. "We spelen een topwedstrijd, maar dat betekent ook dat we ballen tegen gaan krijgen."
Eerst kon je je gewoon melden bij een balie. Dit is een beetje ingewikkeld allemaal.
Dat merkt Stephan de Ruiter, al ruim twee jaar vrijwilliger in het ziekenhuis, direct bij het ontvangen van de eerste patiënten in de centrale hal. "Er gaat meer fout dan ik dacht." Al vindt hij het wel begrijpelijk dat niet alles even soepel loopt. "Niet alleen de plaats waar we werken is veranderd, maar ook het gehele proces."
Waar patiënten zich voorheen meteen moesten melden bij de polikliniek waar ze een afspraak hadden, moeten ze nu eerst langs een aanmeldzuil in de centrale hal. Het systeem werkt net als het systeem op luchthaven Schiphol; de patiënten hebben hun paspoort nodig om 'in te checken'.
De machine controleert hun gegevens en print vervolgens een ticket uit waarop staat waar en hoe laat ze een afspraak hebben. Niet iedereen ziet meteen de grote vooruitgang van het systeem. "Eerst kon je je gewoon melden bij een balie. Dit is een beetje ingewikkeld allemaal", zegt een vrouw.
Daarnaast worden nog niet alle patiënten door de aanmeldzuilen geaccepteerd. Mensen die beschikken over een buitenlands paspoort of een Nederlands vreemdelingendocument worden doorverwezen naar de inschrijfbalie. De zuil kan ze niet verder helpen.
Volgens bestuursvoorzitter Kuipers heeft dat te maken met veiligheid. "De transitie die we op het gebied van ICT maken is mega. Dat gaat stap voor stap. Voor nu konden we het systeem Nederlandse paspoorten zonder fouten laten herkennen. Voor buitenlandse paspoorten en andere identificatiemiddelen, vergt dat nog een slag verder."
Sowieso speelt ICT een grote rol in het nieuwe proces. "Alles staat of valt bij een werkend systeem. Het gaat niet alleen om de aanmeldzuilen, maar ook om het personeel. Zij moeten toegang krijgen tot bepaalde afdelingen, lockers, medicatie. Het is erg complex. Maar ik lig er niet wakker van."
Geen chaos
Ook voor de medewerkers is het wennen op hun eerste dag op de nieuwe polikliniek. En er zijn ook een aantal kleine tegenslagen. Zo waren de anesthesie- en pijnafdelingen de hele dag telefonisch niet bereikbaar en waren de vloeren op sommige plaatsen nog erg glad, met valpartijen tot gevolg.
Ook hadden sommige patiënten brieven gekregen met verouderde informatie over waar ze zich moesten melden. Toch zijn de artsen bij het dagoverleg over het algemeen erg positief. "We hadden verwacht dat dit een chaos zou worden, maar het was geen chaos. Dus complimenten voor iedereen."
