Zakelijke chatberichten bewindslieden en topambtenaren allemaal bewaard

Alle zakelijke chatberichten van ministers, staatssecretarissen en topambtenaren worden binnenkort centraal bewaard en gearchiveerd. Het kabinet neemt daarmee een advies over van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI).

Aanleiding is de discussie over de sms'jes van premier Rutte, die hij op grote schaal van zijn telefoon bleek te wissen. De regel was dat bewindspersonen, bestuurders en hoge ambtenaren zelf een selectie moesten maken van de berichten die ze belangrijk genoeg achten om te bewaren en die dan handmatig naar een digitaal archief moesten sturen.

Minister Bruins Slot van Binnenlandse Zaken zei na de ministerraad dat die werkwijze weliswaar voldeed aan de Wet Open Overheid, maar niet aan de Archiefwet. "Dat hadden we beter moeten doen. We willen het op een zorgvuldige manier vastleggen, ook bijvoorbeeld voor mensen die het later willen teruglezen."

Niet allemaal openbaar

Hoelang berichten bewaard moeten worden, hangt af van de functie van de betrokkene. Appjes van ministers en staatssecretarissen blijven langer opgeslagen dan die van topambtenaren.

Dat alle werkappjes en -sms'jes van kabinetsleden nu gearchiveerd worden, betekent niet dat ze ook allemaal openbaar worden. Bij berichten die bewindslieden onderling sturen, geldt dat ze alleen voor andere mensen te lezen zullen zijn als het de eenheid van het kabinetsbeleid niet in gevaar brengt.

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed gaat erop toezien of er juist wordt gearchiveerd en of er niet onnodig berichten geheim gehouden worden, zei Bruins Slot.

Het ACOI drong eerder dit jaar aan op het centraal archiveren van alle werkgerelateerde berichtjes van bewindslieden en topambtenaren. "Toegang tot overheidsinformatie is een essentieel recht voor iedereen én noodzakelijk om de democratie beter te laten werken", zei voorzitter Ineke van Gent toen.

Ze sprak daarbij ook nadrukkelijk Rutte aan op het bewaren van zijn berichtenverkeer: "Dit is geen corvee, dit is chefsache."

'Enorme klus'

Al sinds oktober vorig jaar geldt voor kabinetsleden de tijdelijke regeling dat ze werkberichten niet meer mogen wissen van hun telefoon, om informatieverlies te voorkomen.

De komende tijd wordt gekeken naar een ontwerp voor een digitale werkomgeving waarin informatie direct en op een goede manier wordt opgeslagen. Er zal ook worden getoetst of het allemaal uitvoerbaar is.

Het aantal e-mails, appjes en sms-berichten bij de overheid is de afgelopen jaren "exponentieel" gegroeid. "Het is een enorme klus om dat allemaal goed te archiveren", aldus minister Bruins Slot.