Voorkom dat penningmeester greep in de kas kan doen: 'Vaak runnen ze hun eigen winkeltje'

Een penningmeester die een greep in de kas doet. Het is geen verhaal waar Adam van Bergeijk van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV) van opkijkt. Te vaak ziet hij dat vooral bij kleine stichtingen en verenigingen het toezicht minder goed is geregeld. Terwijl je door goede afspraken vooraf veel leed kan voorkomen, stelt hij.

Eind vorige week maakte De Houtense Stichting Samen Verder bekend dat het zwemmen voor gehandicapten niet langer georganiseerd kon worden. De rekeningen van het zwembad bleken niet te zijn betaald door de penningmeester. Die sluisde het geld door naar haar eigen rekening. De hoogte van het bedrag is niet bekend.

Vaker fout

De stichting doet nu zelf onderzoek hoe het zo mis heeft kunnen gaan. Maar het is zeker niet de eerste keer dat een penningmeester geld van de stichting of vereniging naar de eigen rekening overmaakt. Zo sluisde de penningmeester van voetbalvereniging SV Houten van zowel zijn eigen werkgever als de voetbalclub in totaal 170.000 euro weg. Ook de zaak van de penningmeester van de Utrechtse daklozenkrant Straatnieuws die geld verduisterde is geruchtmakend.

Toch zijn dit wel de excessen, zegt Van Bergeijk. “In 98 procent van de gevallen gaat het goed, maar bij die paar procent dat het misgaat is het wel knap vervelend.” Toch is ook die paar procent nog te veel, stelt hij. “Je kan niet alles van tevoren dichttimmeren, maar je haalt er wel bijna alles uit als je het van tevoren goed regelt.”

'Penningmeester heeft er verstand van'

Veel verenigingen of stichtingen zien daar tegenop. Ze draaien op vrijwilligers en zijn al lang blij als ze een penningmeester hebben gevonden. “Dat is dan vaak degene in het bestuur met een financiële achtergrond, zoals bij een bank of accountantsbedrijf. Te vaak wordt er dan gezegd: ‘De penningmeester heeft er verstand van, dus dan hoeven wij ons er niet mee meer te bemoeien’. Je wilt ze niet te veel in de weg liggen is dan de gedachte.”

Maar dat hoeft ook helemaal niet, zegt hij. “Je bent als bestuur verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken.” Daaruit volgt automatisch dat je het werk van je mede-bestuurders controleert. “Kom van tevoren met een taakbeschrijving voor de penningmeester”, geeft hij als tip. “Dan is op een objectieve manier duidelijk waar diegene aan moet voldoen.”

“Bouw daar ook het vierogenprincipe in”, zegt Van Bergeijk. “Dus dat bijvoorbeeld bij bedragen boven de duizend euro ook altijd iemand anders van het bestuur nog akkoord moet geven.” Dat is ook in het voordeel van de penningmeester zelf, benadrukt hij. “Je moet niet alleen willen opereren. Vaak runnen ze hun eigen winkeltje binnen hun eigen vereniging of stichting en doen ze het al jaren zo. Maar je moet zorgen dat het handelen aan objectieve criteria voldoet.”

Bestuur is samen verantwoordelijk

Dat is ook voor de overige bestuursleden belangrijk, zegt Van Bergeijk. Want als bestuur ben je samen verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken. “De jaarrekening moet door het voltallige bestuur worden ondertekend. Je moet dus als bestuurslid inzage hebben in de achterliggende stukken, er moet een kascontrole worden gedaan en de betalingsbewijzen moeten kloppen. Mocht er iets ontbreken dan is dat aanleiding voor verder onderzoek.”

En ja, geeft hij toe. Dat vraagt allemaal wel iets van de vrijwilligers bij de stichting of vereniging. “Maar die chocoladeletters in de krant, daar wil je ook niet bij horen.”