'Ministerie bewaarde back-up ministeriële e-mails jarenlang op usb-sticks'
Ruim vijf jaar lang bewaarde het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) back-ups van e-mails van oud-bewindspersonen op twee usb-sticks in een kluis, schrijft Follow The Money. Van 2017 tot 2022 zijn dit de enige kopieën van de mailboxen. In 2022 werd er ook een externe harde schijf in gebruik genomen. Pas sinds kort bewaart het ministerie de mails in een digitale omgeving.
De e-mails van oud-bewindslieden moeten bewaard worden om na twintig jaar naar het Nationaal Archief te worden gebracht, voor bijvoorbeeld onderzoek van historici naar het onderwijsbeleid. Op de usb-sticks in kwestie staan kopieën die een periode van tien jaar beslaan. Het gaat om duizenden e-mails.
Het bewaren van de back-ups op de usb-sticks heeft meerdere risico's, schrijft FTM. Zo is het nog maar de vraag of usb-sticks over twintig jaar nog gebruikt worden. Daarnaast is het een risico om alle back-ups op slechts een plek te bewaren.
Digitale omgeving
Het ministerie ziet die risico's ook en slaat de e-mails inmiddels op in een digitaal beheerde omgeving, meldt FTM. Ook kondigde het kabinet in april dit jaar aan dat de Algemene Rijksarchivaris om advies wordt gevraagd om ook in de toekomst nog toegang tot e-mails te kunnen garanderen. Volgens het Nationaal Archief is dat adviesverzoek nog niet ingediend, schrijft het onderzoeksplatform.
Alle ministeries zijn verplicht de gegevens na twintig jaar aan te leveren aan het Nationaal Archief, maar onderling zijn er wel verschillen in de manier waarop ze dat doen.
Zo gebruiken andere ministeries ook usb-sticks, maar dan als aanvullende back-up om e-mails op te slaan. Een woordvoerder van de ministeries van Financiën en Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) vertelde tegen FTM dat SZW usb-sticks op twee verschillende locaties heeft gelegd. In beide gevallen gaat het om een extra back-up.
Er is al langer kritiek op de manier waarop de overheid omgaat met het archiveren van documenten. Zo lag premier Rutte onder vuur omdat hij dagelijks sms'jes van zijn telefoon wiste. Ook minister De Jonge kreeg kritiek over het gebruik van zijn privémail voor werkgerelateerde zaken.
