Almere wiste jarenlang e-mails van wethouders en burgemeesters
De gemeente Almere heeft de afgelopen jaren de mailboxen van tal van (oud-)bestuurders en topambtenaren laten verwijderen. De reden hiervoor is dat de archivering van de mailboxen te duur was voor de gemeente.
Daardoor is het complete mailverkeer van zowel (oud-)bestuurders als topambtenaren van de gemeente Almere over een periode van 13 jaar verdwenen.
Dit blijkt uit een mailwisseling tussen de gemeente Almere en ICT-leverancier Fujitsu. Deze mailwisseling is in handen van Omroep Flevoland.
In die mails schrijft de leverancier het volgende: "Nee, vanuit Fujitsu archiveren wij geen mailbox data, dit is een besluit uit het verleden waarbij er gekozen is om niet te archiveren. Er zijn namelijk kosten aan verbonden."
Als gevolg daarvan is er van de jaren 2006 tot en met 2019 veel weg. Zeker is dat de mailboxen van de huidige wethouder Julius Lindenbergh en oud-burgemeester Annemarie Jorritsma er niet meer zijn.
'Schrikbarend'
Het verwijderen van deze e-mailboxen is schrikbarend, zei hoogleraar Archiefwetenschap Charles Jeurgens van de Universiteit van Amsterdam tegen Omroep Flevoland.
Volgens Jeurgens is er een archiefwet die aangeeft hoe er vernietigd mag worden en hoelang informatie bewaard moet blijven. In principe moet alle informatie die door ambtenaren en bestuurders wordt ontvangen en gemaakt, bewaard blijven.
Ambtenaren moeten in principe bij elke mail die ze ontvangen, kijken of ze deze voor korte of langere tijd moeten bewaren. Belangrijke berichten over bestuurlijke aangelegenheden of bijvoorbeeld contracten moeten 10 jaar bewaard blijven. Reden hiervoor is dat je als burger of bijvoorbeeld journalist achteraf moet kunnen kijken hoe bepaald beleid tot stand gekomen is. Dit is allemaal geregeld in de Archiefwet, waar de gemeente zich dus niet aan heeft gehouden.
"Het zou toch gek zijn als ik zaken heb gedaan met een bestuurder en als die vertrekt, dat dan alles weg is. Want misschien is de zaak nog helemaal niet afgehandeld. Aan die informatie kunnen bijvoorbeeld verplichtingen of rechten hangen, die ook jaren nadat iemand vertrokken is rechtsgevolgen kunnen hebben. Dat tast de verantwoordelijkheidsverplichting én de transparantie van een gemeente aan. Het heeft te maken met onze rechtsstaat en rechtszekerheid", zegt Jeurgens.
In een brief van het gemeentebestuur, waar het blad Binnenlands Bestuur eerder deze maand over schreef, staat dat ambtenaren zelf verantwoordelijk zijn voor het opruimen en het archiveren van mails. Voor onder anderen leden van het college en voor bestuurlijke commissies geldt dat mails permanent moeten worden bewaard, maar daarbij zou iets zijn fout gegaan.
Almere heeft naar eigen zeggen maatregelen genomen om herhaling te voorkomen en er wordt onderzoek gedaan naar de omvang van de niet-toegankelijke mailboxen.
Inmiddels heeft de gemeente Almere de leverancier van de software gevraagd alles op alles te zetten om de mailboxen te achterhalen. Maar zelfs gegevens uit de cloud halen, blijkt volgens Fujitsu niet meer mogelijk. Daardoor kan de gemeente nog steeds geen antwoord geven op de vraag wélke mailboxen er allemaal zijn verwijderd.
De provincie Flevoland houdt toezicht op de gemeentes als het gaat om archiveren. Almere heeft inmiddels een verbeterplan gemaakt, van 1,3 miljoen euro, om dit soort fouten in de toekomst te voorkomen.