Vergaderen kan ook hip buiten de deur en zonder systeemplafond

• Carmen Dorlo

  redacteur NOS Online

Een workshop geven op een woonboot, vergaderen in een grachtenpand of een fotoshoot op een boerderij: het wordt steeds populairder. Bedrijven en particulieren die deze ongewone locaties aanbieden, zien een enorme groei in Nederland. Het was al een trend in Silicon Valley, San Francisco, maar het offsite vergaderen op bijzondere locaties waait nu ook over naar Nederland.

Deskbookers is de grootste aanbieder van meeting- en vergaderlocaties in Nederland en groeit enorm. "In 2016 werden er 3 miljoen boekingen via ons platform gerealiseerd, in 2017 zien we tot nu toe een groei van 30 procent", vertelt Lea Schollmeyer, hoofd marketing van het bedrijf. Net zoals Airbnb is Deskbookers een tussenpersoon tussen huurder en verhuurder.

Bedrijven willen steeds vaker een creatieve locatie gebruiken voor hun vergaderingen of workshops, zegt ze. Dat bevestigt Francis Pool, eigenaar van vergaderlocatie Room of Ideas. "Bedrijven willen even uit de sleur stappen, weg van kantoor. De dagelijkse dingen loslaten." Pool biedt haar ruimte sinds vorig jaar augustus aan. "Het was meteen een succes. We werden direct geboekt door grote bedrijven achter A-merken."

Voordat ze Room of Ideas opzette gaf Pool trainingen aan bedrijven. Ze merkte dat de locaties waarop de trainingen gegeven werden vaak inspiratieloos waren. "Dat waren vooral hotels. Het is niet inspirerend en niet prettig om in een saaie, stille ruimte te zitten." In San Francisco zag ze hoe populair de offsite vergaderlocaties waren en besloot ze ook een creatieve ruimte aan te gaan bieden.

"Rust is heel belangrijk voor bedrijven. De ruimte moet inspirerend en rustig zijn met veel daglicht." Ze verhuurt haar pand voor 375 euro voor een halve dag en 575 euro voor een hele dag. Per maand verhuurt ze de ruimte aan ongeveer tien bedrijven.

Ook Iris van Hussen, eigenaar van vergaderlocatieaanbieder Out and About, werd tijdens haar eerdere baan bij een trainingsbureau geconfronteerd met saaie ruimtes. "Ik kwam altijd uit bij achteraf vergaderzaaltjes met systeemplafonnetjes en voorverpakte koekjes. Daar was de inspiratie ver te zoeken."

Zij denkt, net als alle andere bedrijven die we spraken, dat deze manier van vergaderen de toekomst is. "Het bedrijfsleven waant zich een dag in een totaal andere, niet corporate omgeving, dat vinden ze geweldig. Het is het dagje op de hei van de toekomst."

Veel aanbod, maar ook veel vraag

Maar Pool en Van Hussen zijn absoluut niet de enigen die bijzondere panden aanbieden als vergaderlocatie, zegt Schollmeyer van Deskbookers. "Niet alleen willen bedrijven steeds vaker een creatieve locatie boeken, ook willen eigenaren van huizen of panden steeds vaker zulke panden voor deze doeleinden verhuren."

Zo biedt Charlotte van 't Wout haar eigen huis aan als vergaderlocatie: een grachtenpand aan de Prinsengracht in Amsterdam, genaamd SPOT. "In Silicon Valley zag ik de mooiste kantoren, maar toch gingen teams het liefst naar een huiskamer om te vergaderen", vertelt ze.

"Dan huurden teams van grote tech-bedrijven de woonkamer, en vonden ze het lekker om gewoon op het vloerkleed te zitten en op de banken te hangen, en een biertje uit de koelkast te pakken. Echt alsof ze thuis waren. Ze betaalden daar rustig 800 dollar per dag voor."

Geld verdienen

Dus besloot ze hetzelfde in Amsterdam te doen. "En in plaats van 1500 euro per maand voor een eenkamerappartement neer te leggen, kan ik beter een nog veel groter pand huren waar ik tegelijkertijd geld mee kan verdienen. Dat leek me slimmer."

Een maand geleden vond ze het pand. "Ik heb toen in drie weken het helemaal ingericht, een site gemaakt, en een berichtje op LinkedIn gezet waarin ik mijn ruimte adverteerde. Die werd 260.000 keer bekeken en heel veel gedeeld."

Het pand is eigenlijk een kantoorpand, maar het is ingericht als een woonhuis. "Om dit te kunnen doen moet je wel heel minimalistisch kunnen leven, je kan moeilijk mensen tussen je troep en post laten zitten. Ik heb dus ook nergens foto's of echt persoonlijke spullen staan. Maar omdat ik anderhalf jaar heb gereisd, vind ik dat wel prettig. En ik ben continu aan het schoonmaken en koffie zetten, haha."

Van 't Wout biedt het pand niet alleen aan bedrijven aan. "Ik bied het ook gratis aan voor mensen die iets liefs en moois voor de maatschappij willen betekenen. Iedereen die zoiets heeft, kan me een berichtje sturen. Daar heb ik ook heel veel aanmeldingen voor: van een workshop complimenten geven voor gepeste kinderen tot mensen die een borrel organiseren voor mantelzorgers. Zolang het iets liefs is, vind ik het heel leuk dat ik daar nu een ruimte voor beschikbaar heb."

En het gaat goed met de boekingen, zegt ze. "Mensen waarderen juist heel erg dat het niet een ruimte is die alleen maar voor grote groepen wordt gebruikt. Je merkt dat aan de sfeer en de gezelligheid in het huis. Ik doe er ook alles aan om het zo fijn mogelijk voor ze te maken hoor: ik haal appeltaart en heb lekkere koffie als ze binnenkomen. En dan krijgen ze de sleutel van het pand, en ben ik de hele dag weg. Ga ik naar eigen afspraken."