Vragen aan de griffier:
Hoe lang bestaat de procedure zoals schriftelijk aan Nieuwsuur gemeld al?
In onze reactie d.d. 4 juni 2015 hebben we aangegeven dat de procedure zoals beschreven enkel betrekking heeft op brieven die expliciet aan de Voorzitter zijn gericht. Dit tegen de achtergrond van vertrouwelijkheid, waar jij ons zo expliciet om hebt gevraagd. Naar aanleiding van jouw vervolgvragen is de procedure breder bekeken; is ook gekeken naar hoe elders in de organisatie met anonieme brieven wordt omgegaan. Wat voor de hele organisatie geldt, is dat anonieme brieven in algemene zin niet in behandeling worden genomen. Bij de Griffie plenair en de Griffies Commissies en op het secretariaat van Voorzitter en Griffier worden anonieme brieven op hoofdlijnen ‘gescand’ op de inhoud. Bij de Griffies worden de brieven vervolgens enige tijd bewaard, maar niet formeel gearchiveerd. Bij het secretariaat van de Voorzitter en de Griffier worden de brieven na de globale ‘scan’ doorgaans vernietigd. Brieven waarvan het dreigend karakter wordt onderkend, worden in handen gesteld van de Beveiligingsambtenaar, waarna deze voor eventuele follow up zorg draagt. Overigens komen er bij de Kamer als geheel per jaar niet meer dan enkele tientallen anonieme brieven binnen; op het secretariaat van de Voorzitter is dat gemiddeld minder dan één per maand.
Waarom bestaat die procedure?
Dat anonieme brieven als regel niet in behandeling worden genomen, is omdat de Tweede Kamer er meestal niets mee kan omdat zonder de afzender te kunnen vaststellen geen goede beoordeling van de inhoud kan worden gemaakt. Dat gebeurt bijvoorbeeld ook bij anonieme klachten. Die worden om die reden ook niet in behandeling genomen; volgens artikel 9:4, tweede lid, Awb. Zie ook Kamerstukken IIU, 1976/77, 13 872, nr. 7, p. 24: de overheid kan (niet moet) anonieme petities als bedoeld in artikel 5 Grondwet niet in behandeling nemen. Anonieme brieven, bijvoorbeeld indien daarin bedreigingen worden geuit, kunnen overigens soms wel tot nadere actie leiden.
Is die conform de wet c.q. de archiefwet?
In lijn met de interne regeling Archiefzorg en Archiefbeheer, gebaseerd op de bepalingen uit de Archiefwet, hebben brieven die anoniem zijn en waarvan de inhoud geen aanleiding geeft tot enige actie een ‘gering belang’ en worden om die reden niet gearchiveerd.
Vragen aan de voorzitter:
Kende u deze procedure?
Nee. De procedure met betrekking tot anonieme brieven valt - net als alle organisatorische procedures - onder verantwoordelijkheid van de ambtelijke leiding. Op het moment dat de Voorzitter hierover werd geïnformeerd, heeft zij de Griffier verzocht de procedure met betrekking tot anonieme brieven tegen het licht te houden, zodat die eenduidig en transparant wordt. Zij heeft eveneens verzocht om de procedure met betrekking tot anonieme brieven direct op de website van de Tweede Kamer te zetten.
Wie is daarvoor verantwoordelijk?
De ambtelijke leiding.
Voelt u zich er als Kamervoorzitter verantwoordelijk voor?
De Voorzitter is niet verantwoordelijk voor de procedure met betrekking tot anonieme brieven - dat is de ambtelijke leiding - maar natuurlijk voelt zij zich aangesproken als het gaat om de uitstraling van het instituut Tweede Kamer. Dat is ook waarom zij de ambtelijke leiding heeft gevraagd kritisch naar de procedures te kijken.
Wat vindt u er van?
De Voorzitter vindt het niet goed dat er - kennelijk - geen eenduidige procedure is met betrekking tot anonieme brieven. De procedure zou uniform en transparant moeten zijn, ook omdat burgers dan kunnen weten wat er met hun anonieme brief gebeurt. Dat is ook de reden dat de Voorzitter de ambtelijke leiding, die daarvoor verantwoordelijk is, heeft gevraagd kritisch naar de procedures te kijken.