'Inrichting kantoren nog te vaak afgesteld op vijf dagen'
Vierenhalf jaar na het begin van corona worstelen bedrijven nog altijd met de vraag hoeveel mensen ze tegelijk op hun kantoor willen hebben. Dat komt naar voren uit een rapport van vastgoedadviseursbedrijf Colliers. Werkgevers zoeken naar een balans tussen thuis- en kantoorwerk.
Sinds corona is hybride werken - zowel thuis als op kantoor - de norm in kantoorland: in Nederland werkt ongeveer de helft van alle werkenden soms of regelmatig thuis. Dat roept de vraag op hoe bedrijven omgaan met hun kantoorruimte. Er moeten niet te veel maar ook niet te weinig mensen tegelijk op kantoor zijn. Te veel leegte is problematisch voor de werkbeleving.
Op 83 procent van de momenten is minder dan de helft van de medewerkers tegelijkertijd op kantoor; daarmee is het eigenlijk te stil om "connectie met elkaar te maken en samenwerking te stimuleren", zegt Colliers na analyse van 285 kantoorgebouwen van 251 bedrijven met bijna 600.000 werkplekken. En dat is volgens de vastgoedadviseur ook nadelig qua kosten en duurzaamheid.
Meer mensen op kantoor
Een mogelijke oplossing die wordt aangedragen voor werkgevers is: stem het aantal bureaus op de afdeling niet af op het drukste moment van de drukste dag. Als je dat wel doet, heb je op rustige momenten een zee van lege bureaus. Kijk liever naar de inrichting: zorg ervoor dat op de piek mensen terechtkunnen op een centrale plek, zodat ze wel collega's ontmoeten, maar vervolgens verhuizen naar een andere plek.
"Veel bedrijven zitten nu met de vraag: is het kantoor te groot of komen er te weinig mensen?", zegt Harold Coenders, werkplekinnovatie-expert bij Colliers. "Ons antwoord is: waarschijnlijk allebei. Steeds meer mensen werken weer op kantoor, maar dat gaat traag, terwijl: hoe meer mensen hoe wenselijker."
'Op een rijtje naast elkaar'
Maar er zijn ook kantoren die het wel over een andere boeg gooien, merkt kantoorinrichtingsbedrijf Koninklijke Ahrend. Rob Keulemans is daar chief commercial officer. "We zien dat onze klanten proberen hun medewerkers te verleiden weer terug naar kantoor te komen", zegt hij. "Tien jaar geleden zagen bijna alle kantoren er hetzelfde uit: veel werkplekken op een rijtje naast elkaar. Dat werkte toen prima. Maar sinds corona moeten werkgevers concurreren met het thuiskantoor, dus worden die kantoren anders. Het is geen one size fits all meer."
Keulemans vergelijkt het met een soort hotellobby, waar je voor iedereen wat moet bieden. "Plekken waar je sociaal kan zijn, belhokjes waar je in rust kunt bellen en fijne vergaderlocaties." Dat idee bracht het kantoorbedrijf ten uitvoer bij Miele, dat huishoudelijke producten maakt.
Daar is het kantoor nu ingericht met fijne zitjes, planten en een tafeltennistafel. Maar ook: veel vergaderplekken met de juiste technologie en geluidsdichte kamertjes - omdat sommige mensen een kantoortuin heftig vonden na het vele thuiswerken.
Werkgeluk
Koninklijke Ahrend merkt dus dat er iets begint te verschuiven, al constateert Colliers dat veel werkomgevingen qua inrichting en omvang nog altijd ingesteld zijn op vijf dagen. Coenders: "Wij adviseren: stoot een stukje af van het unheimisch lege kantoor, maar niet eindeloos: je wilt ook mensen faciliteren op de drukke dinsdagen en donderdagen. De ruimte wil je dan wel creatiever benutten. Dan kan iedereen komen werken, maar misschien soms wel op een andere plek."
En precies dat deed Miele. Het proces begon met een enquête onder 175 kantoormedewerkers, zegt marketing directeur Inge Clerx. "We vroegen aan de medewerkers wat ze wilden met thuiswerken, waarvoor ze naar kantoor wilden komen, hoe vaak en op welke dagen. Aan de hand van die antwoorden hebben we een plan gemaakt."
Het leidde ertoe dat uiteindelijk voor 80 procent van het kantoorpersoneel een werkplek nodig was. De kantoorruimte die over was wordt nu onderverhuurd aan andere bedrijven. Financieel aantrekkelijk voor de werkgever dus. Maar het gaat volgens Clerx verder: "We willen dat onze medewerkers het echt leuk vinden om naar kantoor te komen. En dat is gelukt: het hybride werken met een fijn kantoor en fijne thuiswerkplek brengt zo veel werkgeluk."
